Pāriet uz saturu
Mūsdienu dinamiskajā biroja vidē dokumentu un materiālu organizēta glabāšana ir galvenais darba efektivitātes uzlabošanas elements. Kā galvenais glabāšanas rīks biroja dokumentu skapji vienmēr ir ieņēmuši svarīgu vietu.
Kā svarīgs biroja dokumentu skapīšu saimes loceklis , atvilktņu dokumentu skapis bieži tiek jaukts ar vispārējo jēdzienu “biroja dokumentu skapji”, kas daudziem uzņēmumiem vai profesionāļiem rada apjukumu, veicot pirkumu.
Kādas ir atšķirības un saiknes starp abiem? Kā izdarīt labāko izvēli dažāda lieluma birojiem ar atšķirīgām uzglabāšanas vajadzībām? Šajā rakstā tiks analizēta koncepcijas definīcija, galvenās atšķirības un piemēroti scenāriji, lai sniegtu jums skaidru pirkšanas ceļvedi.
1.Atvilktņu dokumentu skapja un biroja dokumentu skapja saistība
1.1 Biroja dokumentu skapji:
Biroja glabātuvju “lielā ģimene” Pirmkārt, ir jāprecizē, ka biroja dokumentu skapji ir plašs vispārīgs termins, kas attiecas uz visām skapīšu mēbelēm, ko izmanto biroja dokumentu, materiālu, sertifikātu un citu priekšmetu glabāšanai.
Tam ir bagātīgi klasifikācijas izmēri: pēc materiāliem to var iedalīt tērauda, koka, plastmasas u.c. kategorijās; pēc durvju atvēršanas metodes to var iedalīt atvilktņu tipa, blakus esošās, bīdāmās u.c. kategorijās; pēc mērķa to var iedalīt dokumentu skapjos, kuponu skapjos, rasēšanas skapjos utt.
Vienkārši sakot, ja vien tas ir birojā izmantojams uzglabāšanas skapis, to var iekļaut biroja dokumentu skapju kategorijā, kas aptver dažādu formu un funkciju produktus, lai apmierinātu dažādu biroja situāciju dažādās vajadzības.
1.2 Atvilktņu dokumentu skapis:
Atvilktņu dokumentu skapīšu “galvenais dalībnieks” ir biroja tērauda skapju saimes sīkāk sadalīta kategorija, un tās visizteiktākā iezīme ir “atvilktne” kā galvenā uzglabāšanas vienība un atvēršanas metode.
Parasti to veido vairākas neatkarīgas atvilktnes, un katru atvilktni var aprīkot ar mapēm, starpsienām un citiem piederumiem, lai atvieglotu dokumentu klasificētu glabāšanu.
No struktūras viedokļa atvilktņu dokumentu skapi var tālāk iedalīt divu atvilktņu skapjos (divu atvilktņu dokumentu skapis), trīs atvilktņu skapjos, četru atvilktņu skapjos utt.
Starp tiem divu atvilktņu skapji tiek plaši izmantoti mazos birojos un personālajās darbstacijās to mazā izmēra un augstās elastības dēļ.
Nav grūti saprast, ka atvilktņu dokumentu skapis ir daļa no biroja dokumentu skapjiem, un tā ir īpaša uzglabāšanas mēbele, kas paredzēta dokumentu klasificēšanas un glabāšanas vajadzībām.
2. Atvilktņu dokumentu skapis salīdzinājumā ar vispārējā biroja dokumentu skapjiem
Lai intuitīvāk parādītu atšķirības starp abiem un palīdzētu ikvienam precīzāk atbilst savām vajadzībām, mēs veiksim salīdzinošu analīzi, ņemot vērā tādus galvenos aspektus kā uzglabāšanas metode, telpas pielāgojamība, drošība un piemērojamie scenāriji.
Jāatzīmē, ka ar terminu “biroja dokumentu skapji” šeit konkrēti tiek apzīmēti cita veida biroja dokumentu skapji, izņemot atvilktņu tipa skapjus, piemēram, blakus esošie dokumentu skapji un bīdāmie datu skapji.
2.1 Uzglabāšanas metode: klasifikācijas precizitāte salīdzinājumā ar ietilpības iekļautību
Atvilktņu dokumentu skapja galvenā priekšrocība ir klasificētas glabāšanas uzlabošana.
Katra neatkarīgā atvilktne var atbilst dokumentu kategorijai, piemēram, sadalījumam pēc nodaļas, gada un dokumenta veida.
Atvilktnes iekšpusē esošais nodalījums var vēl vairāk precizēt klasifikāciju, padarot dokumentu izgūšanu skaidru un uzreiz saprotamu, īpaši piemērots bieži izmantotu kuponu, līgumu, paziņojumu un citu dokumentu glabāšanai.
Tomēr, ierobežojot atvilktņu struktūru, viena skapja kopējā ietilpība ir relatīvi fiksēta, un tā saderība ar īpaši lieliem dokumentiem (piemēram, inženiertehniskajiem rasējumiem) ir slikta.
Blakus novietojamie un bīdāmie skapji vispārējā biroja tērauda dokumentu skapjos vairāk koncentrējas uz ietilpības iekļaušanu.
Šāda veida skapja iekšējā telpa ir atvērta, un laminātu augstumu var pielāgot atbilstoši vajadzībām.
Tajā var ne tikai uzglabāt lielu skaitu sakrautu failu, bet arī ievietot liela izmēra rasējumus, paraugus un citus priekšmetus, padarot to piemērotu kā “centrālo failu bibliotēku” birojā.
Tomēr tā klasifikācijas precizitāte ir vāja, un, ja tā netiek papildus saskaņota ar failu statīvu, var rasties nekārtīgas failu sakraušanas problēma.
2.2 Telpas pielāgojamība: elastīga un kompakta salīdzinājumā ar fiksētu aizņemtību
Runājot par pielāgojamību telpā, atvilktņu dokumentu skapis ir ļoti elastīgs. Īpaši divu atvilktņu dokumentu skapis ir mazs un to var novietot tieši šaurās vietās, piemēram, blakus galdam un stūrī.
To var izmantot pat kā pagaidu darbagaldu, pilnībā izmantojot fragmentētu telpu, un tas ir ļoti piemērots maziem birojiem, atvērta tipa biroja zonām vai personiskām neatkarīgām darbstacijām. Situācijās ar ierobežotu telpu īpaši izceļas atvilktņu tērauda dokumentu skapja "mazā un izsmalcinātā" priekšrocība. Cita veida biroja dokumentu skapjiem (piemēram, lieliem blakus novietotiem dokumentu skapjiem) ir nepieciešama lielāka fiksēta un atvērta telpa.
Šāda veida skapji parasti ir augsti un lieli, un tie jānovieto pie sienas vai jāaizņem īpaša uzglabāšanas vieta, kam ir noteiktas prasības attiecībā uz platību. Lai gan vienam skapim ir liela ietilpība, tam nav pietiekamas elastības un tas ir piemērotāks situācijām ar neatkarīgu uzglabāšanas vietu, piemēram, vidējiem un lieliem uzņēmumiem un arhīviem.
2.3 Drošība: noslēgta aizsardzība pret ērtu piekļuvi
Drošība galvenokārt atspoguļojas dokumentu konfidencialitātē un aizsardzībā. Katru atvilktņu dokumentu skapja atvilktni var aprīkot ar neatkarīgu slēdzeni, kas var atsevišķi šifrēt dažāda veida konfidenciālus dokumentus.
Pēc atvilktnes aizvēršanas ir labs blīvējums, kas efektīvi novērš putekļu un mitruma iekļūšanu un aizsargā dokumentu integritāti. Vienlaikus atvilktnes izvelkamā konstrukcija ir ērta biežai piekļuvei dokumentiem katru dienu, ņemot vērā gan drošību, gan ērtības.
Cita veida biroja dokumentu skapji (piemēram, blakus esošie) parasti izmanto vispārēju slēdzeni, kas var šifrēt tikai visu skapi kopumā un nevar nodrošināt dokumentu sadalītu konfidencialitāti. Tomēr daži lieli blakus esošie dokumentu skapji ir izgatavoti no sabiezinātām tērauda plāksnēm, kurām ir vairāk priekšrocību ugunsgrēka un zādzību novēršanas veiktspējā.
Tie ir piemēroti svarīgu failu glabāšanai, kas tiek arhivēti ilgu laiku un kuriem bieži nepiekļūst, taču ikdienas piekļuves ērtības ir relatīvi zemas.
2.4 Izmaksu efektivitāte: Izmaksu ziņā efektīvāk izvēlēties pēc pieprasījuma
Runājot par cenu, atvilktņu dokumentu skapjiem ir plašs cenu diapazons. Mazāki modeļi, piemēram, divu atvilktņu dokumentu skapji, ir pieejami un piemēroti maziem un mikrouzņēmumiem vai privātpersonām ar ierobežotu budžetu; lai gan vairāku atvilktņu un tērauda atvilktņu dokumentu skapji ir salīdzinoši dārgi, taču apvienojumā ar to uzlaboto uzglabāšanas iespēju un elastīgo pielāgošanas iespēju, izmaksu attiecība joprojām ir ievērojama.
Starp citiem biroja dokumentu skapju veidiem mazu blakus esošu skapju cena ir līdzīga parasto atvilktņu skapju cenai, bet lielu dokumentu skapju un pielāgotu skapju cena ir daudz augstāka nekā atvilktņu dokumentu skapīšu cena.
Vispārīgi runājot, ja nepieciešama bieža piekļuve un klasificēta glabāšana, atvilktņu dokumentu skapim ir augstākas izmaksas; ja nepieciešama liela skaita reti pieejamu dokumentu centralizēta glabāšana, lieli biroja dokumentu skapji vairāk atbilst izmaksu prasībām.
3. Precīza saskaņošana: kuru vajadzētu izvēlēties jūsu birojam?
3.1 Scenāriji, kuros priekšroka tiek dota atvilktņu dokumentu skapim
Mazi biroji/jaunuzņēmumi: nepieciešama ierobežota telpa, dažāda veida dokumenti un bieža piekļuve. Divu atvilktņu dokumentu skapjus vai trīs atvilktņu dokumentu skapjus var elastīgi pielāgot gan klasifikācijai, gan telpas izmantošanai.
Atvērta biroja zona/personīgā darba vieta: nepieciešams uzglabāt personiskos dokumentus, ikdienas pārskatus utt. Atvilktņu skapi var novietot blakus galdam, lai nodrošinātu ērtu piekļuvi, neaizņemot publisko telpu.
Nodaļas ar daudziem konfidenciāliem dokumentiem: piemēram, finanšu un personāla nodaļas, atvilktņu dokumentu skapja neatkarīgās slēdzenes var realizēt dokumentu sadalītu konfidencialitāti un nodrošināt datu drošību.
3.2 Scenāriji, kuros priekšroka tiek dota cita veida biroja dokumentu skapjiem
Vidēju un lielu uzņēmumu arhīvi: nepieciešams centralizēti uzglabāt lielu skaitu ilgtermiņa arhivētu failu, rasējumu utt. Lieliem blakus esošiem vai bīdāmiem biroja dokumentu skapjiem ir liela ietilpība un spēcīga aizsardzība, kas vairāk atbilst centralizētas pārvaldības vajadzībām.
Lielgabarīta priekšmetu glabāšanas scenāriji: piemēram, projektēšanas nodaļas inženiertehniskie rasējumi, paraugu demonstrēšanas nodaļas paraugi utt. Atvērtā skapja telpa var būt saderīga ar lielgabarīta priekšmetiem, lai izvairītos no failu locīšanas bojājumiem.
Publiskā noliktava: piemēram, publiskā noliktava blakus uzņēmuma reģistratūrai un sanāksmju telpai. Blakus esošie biroja dokumentu skapji ir viegli atverami, un tos var koplietot vairāki cilvēki, lai uzglabātu publiskos materiālus, sanāksmju piederumus utt.
4.Slēgums
Atvilktņu dokumentu skapji un biroja dokumentu skapji nav pretstati, bet gan pakārtotas “daļas un veseluma” attiecības. Uzglabāšanas mēbeļu izvēles pamatā ir atbilstība jūsu biroja telpas izmēram, dokumentu glabāšanas apjomam, piekļuves biežumam un konfidencialitātes vajadzībām.
Maziem birojiem, augstas frekvences klasificētai piekļuvei un konfidenciālu dokumentu glabāšanai labāks risinājums ir atvilktņu dokumentu skapis (īpaši divu atvilktņu dokumentu skapis); vidēja un liela mēroga centralizētai glabāšanai, lielgabarīta priekšmetu glabāšanai un publiskai koplietotai glabāšanai cita veida biroja dokumentu skapjiem ir vairāk priekšrocību.
Luoyang Besteel co, Ltd , kas atrodas Luoyang pilsētā, Henan provincē, mūsu galvenie produkti ir biroja mēbeles, skapīši, skapīši, skolas mēbeles, mobilie plaukti un noliktavu plaukti utt.
Mūsu produkti tika eksportēti uz Dienvidaustrumāziju, Dienvidameriku, Eiropu, Āfriku, Tuvajiem Austrumiem un citiem reģioniem.
Mūsu attīstības pamatā ir klientu vajadzības. Mums ir profesionāla pētniecības un attīstības komanda, un pārdošanas komanda specializējas ārvalstu projektu pasūtījumu apstrādē.
Mums ir iespēja nodrošināt augstas kvalitātes būvniecības projektu preces un varētu palīdzēt klientiem piedalīties projektu konkursos, sniegt dizaina plānus, tehniskos rasējumus, cenu piedāvājumu paraugus utt.
